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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à reuissir à garder. Comment les ranger et prendre soin de façon rapide et efficace ? Comment les entretenir pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus s’embêter mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez le temps de vous y préparer.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour la totalité des nationalités. il convient de voir la mairie du lieu de décès. pour ce faire il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il convient d’adresser une lettre à l’État civil ou de avoir à se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est décédé hors de france, il faut joindre l’ambassade de son pays.
Les services de Cloud comme par exemple Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le travail de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, une copie de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des documents importants.
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus faire parvenir de relevés mensuels — quand on sait qu’il est envisageable de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour retenir vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
on vous conseille de conserver ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date de péremption. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de entretenir certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout genre. Voici un bilan des durées durant lesquelles il est recommandé de garder les différents types de papiers : 1 an : les documents de facturation de téléphone, d’internet ou de déménagement, ou aussi les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de sécurité sociale et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation d’eau et d’électricité, les quittances de annuités et de charges locatives, les documents de facturation de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de versement, les crédits immobiliers, les contrats vie après la date de décès…
Lorsque les courriers arrivent, il est capital d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent pendant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à parcourir tout de suite, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour classer les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se enlever tout de suite des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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